Стаття 26. Порядок оформлення матеріалів сесії

Матеріали оформляються протоколом.

В протоколі сесії ради вказується:

- назва ради, порядковий номер сесії ( в межах скликання), дата і місце проведення сесії, час початку і час її закінчення;

- загальна кількість депутатів, обраних в раду, кількість присутніх і відсутніх депутатів, список запрошених на сесію та прізвища депутатів вищих рівнів, які були присутніми на сесії;

- порядок денний сесії;

- в протоколі повинно бути відображено весь хід сесії, а саме: викладено зміст доповідей, співдоповідей (якщо такі не додаються), виступів, повідомлень, заяв, запитань (письмових чи усних) і запитів та відповідей на них із зазначенням прізвищ, номерів виборчих округів депутатів, які виступили на сесії, посади та прізвища осіб, які виступили на сесії не будучи депутатами ради;

- прізвища, номера виборчих округів депутатів, які виступили на сесії; посади та прізвища осіб, які виступили на сесії не будучи депутатами даної ради, а також прізвища депутатів, які внесли депутатський запит або подали запитання ( письмово чи усно) доповідачам;

- перелік всіх прийнятих рішень з результатами голосування, стосовно цих рішень.

Рішення ради з процедурних питань (затвердження порядку денного, щодо припинення обговорень, чи прийняття до відома довідок тощо) заносяться до протоколу сесії.

До протоколу сесії додаються:

- тексти доповідей і співдоповідей;

- рішення, прийняті радою;

- письмові запити депутатів;

- письмові зауваження і пропозиції депутатів, передані головуючому на сесії;

- письмові інформації органів ради, що роздані депутатам сесії;

- список реєстрації депутатів;

- список запрошених осіб;

- список осіб територіальної громади, котрі за попереднім записом, який веде апарат виконавчого комітету ради, що виявили бажання бути присутніми на пленарному засіданні ради.

Протокол сесії ради оформляється в 10-ти денний строк. Протокол сесії ради підписується головуючим та секретарем сесії. Додатки до рішення ради підписує секретар ради.

Засідання сесій може повністю фіксуватися за допомогою звукозаписувального технічного засобу з зазначенням основних технічних характеристик обладнання та номера носія інформації. Фіксування засідань технічними засобами здійснює за розпорядженням головуючого працівник апарату ради.

Носій інформації, на який здійснювався звуковий запис засідання (касета, дискета, компакт-диск тощо) зберігається у апараті ради протягом одного року, копія додається до протоколу сесії.

Протокол пленарного засідання ради є офіційним документом, що підтверджує процес обговорення і прийняття рішень радою. Протокол надається депутатам для ознайомлення за їх особистими зверненнями до селищного голови.

Оригінали протоколів сесій зберігаються протягом встановленого строку у секретаря ради, а потім здаються в районний державний архів на постійне зберігання.